Informasi mengenai Visa UK

Karena kami berencana pergi ke UK, maka tentunya terlebih dahulu perlu mengurus visa UK. United Kingdom (UK) terdiri dari negara : Inggris (England), Skotlandia (Scotland), Wales dan Irlandia Utara (North Ireland). Jika hendak ke Republik Irlandia yg ibu kotanya Dublin, itu beda lagi visa nya ya, ga bisa pakai visa UK. Lalu walaupun Inggris dan teman2nya ini masuk benua Eropa, namun tidak bisa menggunakan visa schengen yang berlaku untuk mayoritas negara2 di Eropa.

Untuk pembuatan visa UK, silakan mengisi formulir online di situs https://visas-immigration.service.gov.uk/product/uk-visit-visa

Jika ada teman2 yang menginformasikan situs https://www.visa4uk.fco.gov.uk/home/welcome sama saja kok, dari situ akan diarahkan mengisi formulir online di situs yang tadi saya sebutkan untuk visa turis standard.

Pengisian Formulir Online

Formulir online ini bisa diisi kapan saja, bisa dicicil juga mengisinya, apalagi yang harus diisi lumayan banyak. Apa saja ? Berikut ini gambarannya :

1. Travel Information – di UK dari kapan sampai kapan, tujuan, pergi dgn siapa
2. Personal information – data diri, ditanya juga tinggal di mana, status rumah tsb dan sudah berapa lama tinggal di situ. Ini penting dan akan terkait juga dengan nanti bukti dokumen yang diminta.
3. Passport details – ini akan diminta input paspor sekarang dan 2 paspor sebelumnya.
4. Spouse/Partner details, Dependant details dan Parent details
5. Employment – tempat kerja, jabatan, gaji
6. Income & expenditure – ditanya tabungan, berapa banyak budget utk di UK, dan berapa banyak pengeluaran per bulan.
7. Accomodation details – jelasin bakal tinggal di mana saja, kalo hotel ya tuliskan nama dan alamat hotelnya. Ini sebetulnya bisa perkiraan saja, karena nanti ga diminta bukti dokumennya juga.
8. Travel History – dalam 10 tahun terakhir, pernah ke UK ga, lalu pernah ga ke negara2 maju (Australia, Canada, New Zealand, USA dan Schengen Area) kalo pernah diminta sebutin detailnya. Lalu diminta sebutin juga detail visit ke negara2 di luar negara2 maju tadi. Untuk bagian ini kolomnya tidak terbatas, jadi lumayan banyak banget isiannya buat yang sering traveling seperti kami 😉 Ditanya juga apakah pernah ditolak visanya/deportasi dari negara di luar UK. Untuk bagian ini Diana terpaksa harus jujur bahwa dia pernah ditolak visa USA nya di tahun 2000. Sudah lama banget sih memang, tapi lebih baik ditulis saja. Walau ini sempat bikin deg2an apakah bakal mempengaruhi status visa UK yang sekarang lagi di-apply.
9. Extra Information – boleh nulis apa saja sebagai tambahan di sini kalo mau, kalo ga perlu ya kosongin saja.

Selesai mengisi, nanti akan ditanya visanya mau yang berapa lama (standar 6 bulan), lalu service nya mau yang standar atau ekspres (beda harga). Kami pilih yang standar saja, biayanya USD.125 per orang, dibayarkan menggunakan credit card. Oya, sebelum bayar silakan pilih dulu lokasi dan jadwal untuk penyerahan berkas serta pengambilan data biometrik secara langsung ke VFS. Bisa pilih jadwal sampai 1-2 bulan sesudah submit dokumen. Jadi ga masalah misal kita submit dan bayar online akhir Januari untuk janji temu akhir Februari.

Setelah pembayaran, maka formulir online tadi dianggap sudah resmi di-submit dan tidak bisa diubah lagi isinya. Nanti kita akan dikirimi bukti bayar, bukti pengisian formulir dan daftar dokumen yang perlu disiapkan untuk diserahkan ke pihak VFS.

*Update info : Sekarang katanya sudah diminta upload dokumen sendiri di rumah. Jadi lebih mudah harusnya, semua sudah disiapkan dan saat datang ke VFS hanya untuk kasi passport dan biometrik (foto dan ambil sidik jari). 

Dokumen yang dibutuhkan

Berikut gambaran dokumen yang harus disiapkan dan dibawa :

Dokumen Utama : Passport

Iya itu aja yang utama ternyata, cuma passport doang. Yang masih berlaku minimal 8 bulan ke depan ya.

Dokumen Tambahan :

1. Passport lama (2 paspor sebelum yang sekarang). Ini ada di list dokumen, tapi ternyata setelah dibawa ke VFS tidak dibutuhkan katanya. Jadi tidak discan oleh petugasnya.
2. Rencana perjalanan : itinerary / flight details / letter of invitation. Ini maksudnya hanya rencana perjalanan saja. Boleh saja lampirkan bookingan tiket pesawat dan bookingan hotel, tapi sebetulnya tidak diminta. Nanti akan dijelaskan di bagian “dokumen tidak dibutuhkan”.
3. Current employment : kami lampirkan surat keterangan kerja untuk Jeff dan surat ijin praktik untuk Diana
4. Money : kami lampirkan e-statement dari bank untuk tabungan 3 bulan terakhir, jadi tidak perlu surat referensi yang harus minta dari bank dan harus bayar itu. Kami tambahkan juga bukti deposito.
5. Home Address : kami lampirkan KTP dan KK yang menunjukkan alamat rumah kami
6. Evidence of assets : kami lampirkan PBB. Walau petugas sempat bertanya untuk bagian ini, memang kami lampirkan surat tanah ? Ketika kami bilang lampirkan PBB petugasnya manggut-manggut aja sih. Artinya tidak lampirkan apa pun juga ga masalah sebetulnya.
7. Additional information : kami tambahkan akta lahir dan surat nikah di sini. Untuk “evidence of family member remaining in your home country whilst you travel” kami tidak lampirkan apa pun. Ga ngerti juga ini apaan.

Oke, ini semua ada di dokumen tambahan ya. Artinya tambahan ya tidak wajib. Hanya dokumen2 ini untuk memperkuat bahwa kita punya keterikatan yang kuat dengan tanah air dan tidak akan jadi imigran gelap di UK (ada kerjaan, ada tempat tinggal, ada tabungan, dsb).

Semua dokumen tadi diminta dalam bahasa Inggris dan translasi harus tersertifikasi. Nah, ini memang wajib aturannya. Kami sendiri tidak menggunakan penterjemah resmi, melainkan terjemahkan sendiri. Tapi kami tetap sertakan juga dokumen asli yang berbahasa Indonesia nya. Ga ngikutin aturan ya ? Iya sih. Karena dari pengalaman banyak teman2, tanpa penterjemah resmi pun lolos saja dapat visanya.

Yang kami terjemahkan sendiri :

1. KTP
2. KK
3. Akta lahir
4. Akta nikah
5. Surat ijin praktik nya Diana

Nah, dari list dokumen yang dikirimkan kepada kami by email, disertakan juga link berikut untuk melihat lebih detail mengenai dokumen yang dibutuhkan (dan yang tidak dibutuhkan) https://www.gov.uk/government/publications/visitor-visa-guide-to-supporting-documents

Di situ kita bisa download pdf sebagai berikut Visitor_Supporting_Documents_Guide_-_English

Jika dibaca di section 4, maka dituliskan daftar dokumen yang tidak perlu disertakan seperti : SIM, Pas photo, kartu nama, bookingan pesawat, bookingan hotel, kartu kredit, travel insurance, dsb. Untuk pemohon keluarga, bawa dokumen nya cukup satu saja. Misalnya seperti kami, berkas seperti akta nikah, KK, rekening bank, itu cukup bawa 1 saja. Kenapa ? Karena nanti berkas ini semua akan di-scan oleh petugas dan dikembalikan lagi ke kita. Nah, jadi berkas yang sama akan di-scan untuk permohonan visa Jeff dan di-scan lagi untuk permohonan visa Diana. Begitu.

Semua dokumen yang kami serahkan itu copy ukuran A4. Yang asli hanya surat keterangan kerja dan paspor. Jangan bolak balik ya copy nya, satu sisi saja. Karena nanti mereka akan letakkan segepok berkas itu di mesin scan dan satu per satu lembarnya akan turun ke bawah ter-scan, jadi satu sisi saja yg di-scan.

Datang ke VFS Global

Persiapkan waktu janji temu dengan hati-hati, waspadai jalan macet. Karena kalo kita terlambat datang, maka aplikasi kita akan dianggap gugur, uang hilang, kita mesti mulai dari nol lagi. Parah deh !

Nah, kami sendiri terlalu PD dengan membuat janji temu jam 9 pagi. Kami pikir berangkat jam 6.30 dari Tangerang, dengan perhitungan 2 jam pasti sudah sampai. Ternyata hari itu macet sekali. Jam 9 kurang beberapa menit kami baru sampai di parkiran. Belum cari parkir, belum cari lift (karena mal belum buka, ada pintu yg masih terkunci), belum naik ke lantai paling atas. Alhasil pake lari2 kami pun tiba di satpam VFS Global jam 9 lebih beberapa menit. Aaah… untung nya masih dianggap jam 9. Legaaaaa. Tapi kapok deh, lain kali better bikin janji siangan aja biar ga pake sport jantung kaya begini.

Di depan pintu masuk untuk visa UK, kami diarahkan ke meja yang dijaga 2 petugas. Di meja itu sudah ada banyak kertas warna warni yang ternyata barcode separator untuk aplikasi visa UK. Jadi kalo mau dibantu petugas itu untuk merapikan/menyusun dokumen dengan menggunakan barcode separator itu harus bayar 100 ribu per aplikasi. Karena kami memang sudah menyiapkan dari rumah, kami tunjukkan susunan berkas kami sambil menunjukkan barcode separator yang kami punya. Apakah betul ? Ternyata betul katanya. Oke.. kami pun bisa langsung masuk tanpa harus membayar jasa mereka. Saat masuk kami diberi nomor antrian.

Untuk barcode separator bisa didapat dari link https://www.vfsglobal.co.uk/id/en/vacs/supporting-documents

Silakan download pdfnya Barcode Separators

Nanti kita print saja sesuai kebutuhan. DI kertas putih biasa saja cukup, ga usah di kertas warna warni seperti yang disediakan VFS. Lembar tersebut diletakkan paling depan dari tiap kelompok dokumen, sebagai pemisah antar kelompok dokumen. Lembar yang tidak perlu tidak usah diprint (sertifikat TBC, education, dsb).

Setelah masuk, kebetulan sepi. Jadi nomor antrian kami bisa langsung ke loket. Setiap orang dapat 1 nomor antrian. Jadi artinya Jeff duduk di loket 2 dan Diana duduk di loket 3. Beda loket. Tapi ga masalah, kami bilang bahwa pergi berdua dan berkasnya jadi satu semua. Maka mereka sudah paham dan akan bergantian men-scan dokumen yang sama. Ini hanya makan waktu sekitar 5 menit. Sesudah itu kami diminta masuk ke ruang biometrik untuk diambil foto dan sidik jari. Ini sekitar 5 menit juga. Selesai deh. Ga ada wawancara sama sekali, karena memang pihak VFS hanya semacam agent pengurusan visa, bukan petugas yang mewakili pihak UK juga sih. Ya ampun, perjalanan nya berjam2, urusannya ga sampe 15 menit beres.

Semua berkas dikembalikan, dikasi juga struk untuk nanti ambil paspor dan ada juga surat kuasa jika nanti yang mengambil paspor/visa bukan kami sendiri. Nanti pemberitahuan bahwa paspor sudah bisa diambil atau belum akan dikirimkan melalui email.

Tambahan : Saat penyerahan dokumen, karena agak terburu2 rupanya bagian bukti tiket pesawat dan booking hotel yang sudah disiapkan karena memang sudah terlanjur booking, terselip di map. Jadinya tidak diserahkan bersamaan dengan berkas dokumen yang lain yang di-scan. Ini baru kami sadari setelah sampai rumah dan membereskan map tersebut. Sempat menyesal karena semua sebetulnya sudah disiapkan tapi kok bisa terselip dan tidak diserahkan ke petugas VFS coba. Biasanya kami selalu rapi urusan dokumen begini. Walau yang agak menghibur kami adalah bahwa memang 2 dokumen tersebut tidak diwajibkan dan malah masuk ke daftar dokumen yang tidak perlu disertakan sebetulnya. Coba kalo untuk visa schengen dan dokumen tadi tidak diserahkan, bisa ditolak tuh permohonan visanya.

Proses Visa Jeff

6 hari kerja setelah penyerahan aplikasi di VFS, Jeff mendapatkan 2 email dari VFS. Yang pertama email bahasa Inggris yang menyatakan “your process visa application has been received at the UK Visa Application Centre”. Email ini seringkali disalahmengerti, dikira bahwa aplikasinya baru diterima oleh pihak UK Visa di Manila. Padahal maksudnya adalah proses visa sudah selesai dan sudah diterima oleh VFS Global Jakarta.  Email kedua lebih jelas, bilingual bahasa Inggris dan bahasa Indonesia, menyatakan bahwa “passport ready for collection at UK VAC Jakarta”. Jarak antara email pertama dan kedua hanya sekitar 5 jam, pada hari yang sama.

Nah, yang bikin bingung kenapa di hari yang sama Diana ga terima email itu ya ? Oke, soal ini akan dituliskan lebih detail di bagian Proses Visa Diana. Untuk pengambilan paspor, Jeff tadinya menunggu proses visa Diana juga beres. Jadi sekalian ambilnya supaya efisien. Ternyata sampai 2 minggu ke depan, paspor Diana belum juga siap diambil. Padahal Jeff sudah berkali2 diemail hingga ditelpon oleh petugas VFS untuk mengingatkan agar mengambil paspor nya. Akhirnya Jeff pun datang ke VFS untuk ambil paspor sambil menanyakan status visa Diana. Petugas hanya menyatakan bahwa proses visa Diana memang belum beres. Sementara urusan visa Jeff sih sudah beres. Tapi dapat visa UK sementara pasangan belum jelas nasib visanya itu ga enak banget.

Proses Visa Diana

Saat Jeff sudah dapat email untuk pengambilan visa dan Diana belum dapat, di situlah Diana mulai gelisah. Haduh, ada apa ini. Harusnya sih penulisan emailnya sudah betul, bahkan waktu di VFS sempat diverifikasi ulang oleh petugasnya kok. Cek di spam mail juga ga ada. Waduh, apa gara2 Diana mengisi di formulir bahwa dia pernah ditolak visa USA nya ya ? Jadi butuh waktu lebih lama untuk menganalisa/memutuskan pemberian Visa UK kali ini ? Hm.. coba sabar dulu deh. Tunggu beberapa hari lagi.

Ternyata beberapa hari kemudian, Diana mendapat email dari UK Embassy di Manila, bukan dari VFS, bukan seperti Jeff dan bukan seperti yang diharapkan. Isinya menyatakan bahwa mereka belum bisa memutuskan status permohonan visa dan membutuhkan dokumen tambahan, yaitu bukti Diana pernah traveling ke Canada (seperti yang dicantumkan di formulir bagian travel history). Diberikan waktu 10 hari kerja untuk mengirimkan dokumen tambahan tersebut ke email yang ditunjuk, ditujukan untuk UK Embassy Manila.

Astaga.. kenapa lagi ini ? Belum pernah Diana diminta dokumen tambahan saat apply visa mana pun. Fix deh, ini pasti gara2 pernyataan pernah ditolak visa USA nya. Walaupun sudah 19 tahun berlalu dan Diana sudah pernah ke UK, tapi ternyata tetap jadi hal yang “memberatkan” rupanya. Oke, di tengah rasa galau, Diana pun segera menyiapkan dokumen yang diminta. Scan visa Canada yang masih berlaku dan scan bukti rental mobil selama di Canada (untung masih simpan padahal trip nya udah setahun lalu). Selain itu Diana tuliskan juga link ke blog pasangantravel.com ini untuk bukti kisah dan foto2 perjalanan selama di Canada tahun lalu. Sekalian juga Diana menambahkan lampiran scan tiket pesawat pp ke UK yang sempat terselip dan tidak diserahkan ke pihak VFS Global. Done.

Setelah itu Diana mendapatkan automatic reply dari email penyerahan berkas, bahwa email sudah masuk. Seminggu setelahnya atau pada hari kerja ke-15, Diana kembali mendapatkan email dari Manila yang menyatakan bahwa proses visa belum bisa diselesaikan seperti tenggat waktu yang dijanjikan (15 hari kerja). Mereka meminta Diana untuk tidak pergi ke VFS karena proses visa belum selesai dan paspor belum bisa diambil. Jadi harus menunggu sampai mereka selesai memproses dan mengambil keputusan terkait permohonan visa tersebut. Hm.. bagus sih ya ada pemberitahuan, tapi isi beritanya bikin Diana tambah galau nih. Lama banget sih prosesnya, padahal dokumen yang diminta sudah dikasi. Kenapa susah sekali bikin keputusan ?

Akhirnya pada hari kerja ke-19 atau hampir sebulan sesudah pengajuan visa, barulah Diana mendapatkan email yang sama seperti Jeff. Email bahasa Inggris yang menyatakan “your process visa application has been received at the UK Visa Application Centre” dan email bilingual, menyatakan bahwa “passport ready for collection at UK VAC Jakarta”. Jarak antara email pertama dan kedua hanya beberapa menit dan muncul di email Diana jam 8 malam. Jadi email tersebut karena by sistem bisa tiba jam berapa pun rupanya, tidak terbatas jam kantor. Setengah lega karena akhirnya proses visa selesai, setengah lagi tetap dag dig dug kuatir ditolak permohonan visanya.

Terpaksa Diana datang sendiri ke VFS untuk ambil paspor. Sudah siap2 juga, jika memang visanya ditolak, maka akan langsung mengajukan “banding”. Pengambilan visa di VFS Global bisa dilakukan mulai pk.12 siang, saat Diana datang jam 14 loket pengambilan visa kosong jadi tidak perlu antri, langsung dilayani. Setelah dapat bungkusan plastik, langsung saja dibuka dan di dalamnya cuma ada pasport. Tidak ada surat tambahan apa pun. Yes ! Paspor dibuka dan visa UK sudah tertempel manis di situ. Aaaah… bahagianya. Rasanya legaaaa banget, happy ending. Jeff pun kali ini bisa bernafas lega… ga jadi sendirian ke UK. Haha… Ada2 aja nih UK, pembuatan visa kali ini bener2 berasa drama banget.

Kesalahan bukan pada mata anda ; memang sengaja di-blur

Catatan Tambahan

UK sepertinya punya hubungan kuat dengan US dan Canada. Jadi jika kita sudah pernah dapat visa US atau Canada, maka permohonan visa UK akan jauh lebih mudah. Sebaliknya, jika pernah ditolak visa US atau Canada, maka permohonan visa UK akan jauh lebih sulit. Makanya ketika melihat Diana pernah ditolak visa US nya, jalur permohonan visa akan berbeda dari Jeff yang tidak pernah punya sejarah ditolak visanya. Karena itulah mereka minta bukti tambahan bahwa Diana betul2 pernah pergi ke Canada supaya bisa memperkuat keputusan mereka untuk memberikan visa UK ke Diana. Maka bagi yang pernah ditolak visa US atau Canada nya, sebaiknya memang menyiapkan bukti2 yang lebih banyak terkait perjalanan ke negara maju lainnya.

Bagi yang tidak ada sejarah penolakan visa seperti Jeff, terbukti lancar jaya tanpa melampirkan bukti pesawat dan hotel. Jadi memang ini bukan hal yang penting dalam keputusan pemberian visa UK. Ada baiknya semua tempelan visa yang ada di paspor difotocopy dan dilampirkan saat pemberikan dokumen di VFS. Kami hanya memberikan paspor asli, sehingga sepertinya oleh petugas tidak di-scan. Karena itu pihak Manila tidak bisa melihat adanya visa Canada di paspor Diana dan meminta dikirimkan lagi.

Ternyata walau sudah melanglang buana kemana-mana, tetap saja bisa mengalami drama pengurusan visa ya, hehe.. Semoga saja perjalanan kami ke UK nanti bisa berlangsung dengan lancar tanpa ada drama tambahan. Amin.

Silakan menikmati kisah perjalanan kami ke UK mulai dari Persiapan Trip